关于做好2018年归档工作的通知

各单位、各部门：

为进一步推进我校档案工作的规范化、制度化管理，确保学校各类文件材料及时、完整的归档，更好地为学校中心工作服务，按照《成都理工大学档案工作规程》（成理校发[2016]1号）的有关规定，现将2018年归档要求通知如下：

一、归档范围

在学校教学科研、党政管理等活动中形成的凡是记载和反映学校主要职能活动、具有查考和利用价值的各种类型和载体形式（纸质、照片、磁盘、录像带等）的文件材料和实物均应归档。

各单位应特别重视收集在重要会议及重大活动（如“两学一做”学习教育、教代会与工代会的活动、巡视工作、外事活动、大型会议、精准扶贫、专业认证等）中形成的重要文件材料、协议合同、领导讲话稿以及领导题词、照片、录像等声像材料。具体的归档范围见《成都理工大学立卷部门档案归档范围和保管期限规定》。

二、归档时间

1．2017年形成的文书类文件材料应在2018年6月30日以前完成归档工作；科研、设备、产品等项目材料在项目完成后三个月内归档；基建材料在建设项目工程决算审计后三个月内归档。

2．2018年毕业的研究生、本科生、专科生的学籍卡应在各学院学年成绩上传完毕或教务管理系统暂停成绩上传后再生成打印，并在2018年11月30日以前完成归档工作。当年学籍中断的学生，其成绩单由教务处于次年3月30日前归档。

3．2018年6月授位的研究生学位材料应按要求规范整理后于当年11月30日前归档；2018年12月授位的研究生学位材料按要求规范整理后于次年3月30日前归档。

4．2018届毕业生的人事档案，主要包括：学生登记表、研究生报考材料、毕业生登记表、授位决议书、学籍卡、思想品德评定表、就业通知书、体检表、党（团）材料、奖励与处分材料等，应在7月15日前完成归档工作。

5．2018年毕业生合影照片（含电子版）应于10月30日前整理归档；重大活动中产生的照片、视频等声像材料应在活动结束后两个月内归档。

6．教职工的人事档案材料应在材料形成后的一个月内归档。

三、归档要求

1．各级领导要高度重视本单位、本部门的立卷归档工作，认真审查归档文件材料是否齐全、完整、准确，严把质量关，防止漏归、错归；兼职档案员要认真做好平时预立卷工作，合理分类，安全存放，加强与档案馆的联系，积极接受业务指导和监督检查，保证本部门文件材料及时、完整归档。任何单位和个人不得将应归档材料据为己有。

2．依照《高等学校档案管理办法》，学校实行由文件材料形成部门（包括项目课题组）立卷归档的制度。各归档单位（课题组）将办理完毕需要归档的文件材料按照归档文件整理的方法和要求，科学组件（卷），规范整理并在档案管理系统录入后，移交给档案馆。归档具体流程参见附件1。

3．依照《高等学校档案管理办法》，学校实行纸质材料和电子材料同步归档的制度。归档的电子文件必须采用通用的归档格式，可以是原生型电子文件，也可以是扫描件（.PDF格式），要求与纸质文件内容一致，并准确挂接在对应的著录条目中。

4．各单位移交综合类档案时需打印移交清册两份（由档案管理系统自动生成，见附件2），移交人事档案时需制作移交清册两份（见附件3），经单位领导审核签字后向档案馆移交。移交时，交接双方须签字并标明移交日期。

5．毕业生合影照片、学籍卡材料、研究生学位材料的归档要求，分别参见附件4、附件5和附件6。

6．档案馆将组织人员陆续到各部门指导归档事宜；另外，在归档过程中如有任何疑问，请及时与档案馆联系，档案馆工作人员将提供具体的业务咨询和指导。

文书及科技档案材料归档联系人：姚笑云，联系电话：84078908。

教职工及学生人事档案材料归档联系人：熊洁，联系电话：84078907。

附件1：归档流程图

        附件2：综合档案移交清单

        附件3：人事档案移交清单

        附件4：关于2018年毕业生集体合影照片归档的工作要求

        附件5：关于2018年学籍卡材料归档的工作要求

        附件6：关于2018年研究生学位材料归档的工作要求

成都理工大学档案馆

         2018年4月13日