关于2016年立卷归档情况的通报

各单位、各部门：

根据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》（教育部令第27号）、《成都理工大学档案工作规程》（成理校发[2016]1号）和2016年档案工作大会的要求，在各级领导的关心指导下，在全校专兼职档案人员的共同努力下，截止12月8日，各立卷部门已基本完成了2016年各类文件材料的归档任务。现将有关情况通报如下：

一、归档基本情况

据统计，2016年，全校共有27个立卷部门、16个学院和32个课题组向档案馆移交档案。从立卷情况看，各部门、各学院基本能按照学校“部门立卷归档”、纸质与电子文件同步归档要求，收集整理和移交文件。

二、存在的主要问题

1.有的部门档案意识不强，只重视红头文件或外单位来文的收集，忽视本部门在教学、科研及管理等职能活动中形成的业务材料的收集与归档，使得真正反映本部门履行职能职责及开展重大活动的重要材料滞留在部门和个人手里，造成归档文件材料不齐全、不完整，削弱了档案的利用价值。

2.有些部门对归档材料的鉴定不到位，对文件材料是否应归档以及归档材料保管期限鉴定不准确。

3.有的部门未能严格按照网上立卷要求在档案管理平台上进行立卷和录入，或者在网上录入过程中存在部分字段录入不够准确、不够规范或挂接电子文件不够准确的问题。

4.个别部门归档意识较差，未按规定时间做好归档工作，在档案馆工作人员多次催促的情况下才归档。

三、要求与建议

1.增强档案意识，做到各类档案材料完整留存、应归尽归。

档案工作是学校重要的基础工作，是一切工作的“归宿”，只有工作中产生的有保存价值的各种材料及时归档移交，这项工作才算真正完结。各单位、各部门要进一步增强档案意识，本着“履责留痕”的原则，切实抓好档案工作，按《成都理工大学立卷部门归档范围及保管期限表》要求，把日常工作中形成的重要档案材料收集齐全。

2.通力协作、分级负责，共同完成归档任务，提升归档质量。

归档工作具体、繁琐，而又有着不可代替的重要作用，需要学校各部门和档案人员密切配合、通力协作才能完成。各部门负责人应支持、督促本部门工作人员做好材料收集积累、立卷归档工作，并对本部门归档文件的完整和系统负责；各项工作的承办者应负责积累文件，并对归档文件的齐全、准确和形成质量负责；各部门兼职档案人员应负责收集整理应归档的文件，对归档文件的整理质量负责。

希望全校各单位、各部门切实增强档案意识，将档案工作纳入工作计划、工作程序，纳入工作人员岗位职责，纳入岗位考核内容，对通报中提出的问题要引起高度重视，杜绝类似问题再次发生，争取把归档工作做得更好，为发挥档案“资政、存史、维权和育人”的重要作用奠定坚实基础。

附表1：成都理工大学2016年度档案移交统计表（部门） 

附表3：成都理工大学2016年度档案移交统计表（课题组） 

成都理工大学档案馆

                            2016年12月16日